Overstappen van software wordt gratis. Maar kun je ook echt weg?

De Europese Dataverordening, beter bekend als de Data Act, geldt sinds 12 september 2025. Een flink deel ervan gaat over overstappen tussen aanbieders van clouddiensten. Het doel is simpel: je mag niet aan een leverancier vastzitten alleen omdat vertrekken te duur of te ingewikkeld is.

Daarvoor loopt nu een overgangsregeling. Tot 12 januari 2027 mag een aanbieder nog overstapkosten rekenen, maar niet meer dan de kosten die hij zelf rechtstreeks voor jouw overstap maakt. Vanaf 12 januari 2027 mag hij helemaal geen overstapkosten meer in rekening brengen. Dat staat in artikel 29 van de Data Act.

Overstapkosten zijn kosten voor het overstapproces zelf, zoals het exporteren en overdragen van je gegevens en de hulp die de aanbieder daarbij moet geven. Daarnaast moet een aanbieder je al vóór het sluiten van een contract duidelijk vertellen welke vergoedingen en boetes bij vroegtijdig opzeggen kunnen gelden. Geen verrassingen achteraf dus.

De regels gaan over wat de verordening dataverwerkingsdiensten noemt. Volgens de wettekst vallen daar drie bekende vormen onder: infrastructuur als dienst (servers en opslag), platform als dienst en software als dienst. Dat laatste is de online software waar veel mkb-bedrijven elke dag op draaien: een webshopplatform, een planningstool, een boekhoudpakket in de cloud.

Er zijn uitzonderingen. Een dienst die grotendeels voor één klant op maat is gebouwd en niet op grote schaal wordt aangeboden, valt niet onder het verbod op overstapkosten. Ook proefversies die tijdelijk voor test en evaluatie worden geleverd, zijn uitgezonderd.

Helemaal stil liggen de regels nog niet. In Brussel wordt onderhandeld over aanpassingen via het zogeheten digitale omnibuspakket. Het voorstel geeft onder meer duidelijkheid over boetes bij contracten met een vaste looptijd en een overgangsregeling voor kleinere aanbieders bij contracten van vóór 12 september 2025. Die tekst is nog niet definitief.

Wat dit voor jouw contract betekent, is een juridische vraag. De technische kant pakken wij graag op: welke systemen je gebruikt, waar je gegevens staan en hoe je ze er netjes uit krijgt.

Het verbod gaat alleen over overstapkosten. Je abonnement loopt gewoon door tot je contract afloopt, en extra hulp die verder gaat dan wat de wet vraagt, mag een aanbieder nog steeds in rekening brengen. Maar de grootste kosten van een overstap staan meestal niet op een factuur van je oude leverancier.

Neem een webshop die je wilt verhuizen. Een export van producten en klanten is één ding. Daarna moeten de productfoto's mee, moeten de categorieën en filters kloppen en moeten de koppelingen met je boekhouding, voorraad en verzendsoftware opnieuw werken. Vergeet je de oude productlinks door te verwijzen, dan lever je bij Google zichtbaarheid in die je jaren hebt opgebouwd.

Daarom behandelen wij een overstap als een project, niet als een export. Vervangen we een WordPress-site, dan verhuist alle inhoud mee en krijgt elke oude URL een permanente doorverwijzing. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je in onze blog over de WordPress-rescue.

Bouwen we een nieuwe webshop voor je op My Media Editor, dan nemen we producten, inhoud, marktplaatsen en koppelingen vanaf het begin mee in het plan. Zo staat alles daarna op één plek en weet je precies wat je hebt.

De Data Act schrijft voor wat er minimaal in een contract met een cloudaanbieder moet staan. Dit zijn de punten die in de praktijk het meest uitmaken:

• Een opzegtermijn van hooguit twee maanden. Binnen die termijn kun je een overstap in gang zetten.
• Een overgangsperiode van maximaal 30 dagen. In die tijd blijft de dienst gewoon draaien en helpt de aanbieder redelijkerwijs mee, ook aan de partij die jij inschakelt.
• Minstens 30 dagen om je gegevens op te halen. Ook na de overgangsperiode heb je nog tijd om alles binnen te halen.
• Een lijst van wat je mag meenemen. Het contract moet beschrijven welke gegevens en digitale bestanden exporteerbaar zijn.
• Hulp bij je vertrek. De aanbieder moet je exitstrategie ondersteunen, relevante informatie geven en je gegevens tijdens de overdracht goed beveiligen.

Let op: het recht om gegevens mee te nemen zegt nog weinig over de vorm. Een export in een formaat dat je nieuwe systeem niet begrijpt, kost alsnog dagen werk. Bij een nieuw project zetten wij die gegevens om en lezen we ze in, zodat jij niet met spreadsheets hoeft te schuiven.

Vastzitten aan een leverancier komt zelden door één contract. Meestal zit het in de manier waarop je systemen aan elkaar hangen. Dit zijn de plekken waar we het het vaakst tegenkomen:

Je webshop. Losse plug-ins van verschillende makers, ieder met een eigen stukje data. Stopt er één, dan verdwijnt er ook een stukje van je shop.

Je koppelingen. Een maatwerkkoppeling die alleen de oorspronkelijke bouwer begrijpt, zonder documentatie. Wij bouwen koppelingen met onder meer AFAS, Exact Online en Twinfield zo dat helder is wat er waarheen gaat. In My Media Editor zitten veel van die koppelingen al standaard ingebouwd.

Je projecten en uren. Staan aanvragen, offertes, uren en projecten in een losse tool, dan ligt een deel van je bedrijfsgeschiedenis buiten je administratie. Voor projectmatig werkende AFAS-organisaties bouwden we daarom SolutionDesk, met een tweerichtingskoppeling met AFAS Profit. Zo staan je gegevens via die koppeling ook in je eigen AFAS-omgeving.

Een helder overzicht van je systemen, koppelingen en leveranciers helpt dus twee kanten op: je kunt makkelijker weg, en je weet beter wat je aan je huidige leverancier hebt.

12 januari 2027 is een mooi moment om op een rij te zetten welke systemen je gebruikt, wie je gegevens beheert en hoe je er weer uit komt. Ook als je helemaal niet van plan bent over te stappen. Het geeft je een sterkere positie in elk gesprek met je leverancier.

Wij maken dat overzicht graag samen met je, van je website en webshop tot je koppelingen met AFAS. Werk je projectmatig met AFAS, dan laten we je ook graag SolutionDesk zien in een gratis online demo van 30 minuten. Neem contact met ons op en we plannen een kort gesprek.