Je zakelijke klant bestelt nog per mail. Wie tikt al die orders over?

Een consument koopt af en toe iets, betaalt direct en ziet dezelfde prijs als iedereen. Een zakelijke klant werkt anders. Hij bestelt elke week of elke maand, vaak dezelfde artikelen. Hij heeft afspraken over prijzen en kortingen, betaalt op rekening en heeft soms meerdere collega's die mogen bestellen.

Een gewone webshop past daar slecht bij: die toont één prijs voor iedereen en vraagt om direct te betalen. Daarom houden veel groothandels, fabrikanten en importeurs het bij mail, telefoon en een prijslijst in pdf. Dat voelt vertrouwd, maar al het werk komt bij jouw binnendienst terecht.

Juist nu is een goed moment om daar kritisch naar te kijken. Rond de jaarwisseling gaan bij veel bedrijven nieuwe prijslijsten rond (lees ook hoe je je tarieven per 1 januari goed doorvoert). Bij elke prijswijziging stuur je nieuwe pdf's rond en hoop je dat iedereen met de juiste lijst bestelt.

Een bestelling overtypen lijkt een klein klusje. Reken het eens uit. Stel dat je binnendienst 30 bestellingen per dag binnenkrijgt en per bestelling vijf minuten bezig is met lezen, opzoeken en invoeren. Dan gaat er elke dag tweeënhalf uur op aan werk dat niets toevoegt. Dat is een rekenvoorbeeld, maar veel groothandels herkennen de orde van grootte.

De tijd is niet eens het grootste probleem. De echte kosten zitten in wat er misgaat:

• Verkeerde prijzen. De klant bestelt met de lijst van vorig jaar, of de binnendienst pakt de verkeerde staffel. Dat merk je pas bij de factuur, en dan volgt een creditnota.
• Tikfouten. Een verwisseld artikelnummer of een nul te veel betekent een verkeerde levering en een retour.
• Vragen die het werk onderbreken. Is het op voorraad? Wanneer komt het? Kun je die factuur nog eens sturen? Elk telefoontje haalt iemand uit zijn werk.
• Kennis in één hoofd. Vaak weet één collega precies welke klant welke afspraak heeft. Is die ziek of op vakantie, dan loopt het vast.

En je klant? Die kan alleen tijdens kantooruren bestellen en wacht op een orderbevestiging. Een installateur die 's avonds zijn planning voor morgen maakt, wil op dat moment bestellen, niet de volgende ochtend bellen.

Een B2B-portaal is een eigen omgeving achter een inlog. Het verschil met een gewone webshop: elke klant ziet zijn eigen situatie. In een B2B-dealerportaal van Media Solutions krijgt je zakelijke klant onder meer:

• Eigen prijzen. Zijn prijslijst, kortingen en betaalafspraken staan klaar, zonder dat hij een pdf hoeft te zoeken.
• Actuele voorraad en levertijden. Hij ziet zelf wat leverbaar is en hoeft dus niet te bellen.
• Herhaalbestellingen met één klik. De bestelling van vorige maand opnieuw plaatsen kost seconden.
• Facturen en betaalstatus. Geen mailtjes meer om een kopiefactuur.
• Documenten op één plek. Certificaten, handleidingen en prijslijsten staan klaar om te downloaden.
• Rechten per medewerker. Meerdere collega's bij één klant krijgen elk een eigen inlog, en voor grote orders richt je een goedkeuringsstap in.

Voor jou betekent dat minder telefoontjes, geen overtypwerk en bestellingen die ook 's avonds en in het weekend binnenkomen. Willen je dealers zelf doorverkopen aan hun eigen klanten? Dan kan dat met webshops voor dealers, en veel groothandels combineren die twee.

Een portaal is pas echt handig als het gekoppeld is aan je administratie. Anders verplaats je het overtypen alleen: de bestelling komt binnen in het portaal en iemand zet hem alsnog met de hand in je systeem.

Met een goede koppeling lopen de gegevens vanzelf heen en weer. Klanten, artikelen, prijsafspraken en voorraad komen uit je administratie het portaal in. Bestellingen gaan direct terug als order, en facturen en betaalstatus verschijnen weer in het portaal. Pas je per 1 januari een prijslijst aan, dan ziet je klant de nieuwe prijs meteen.

Media Solutions is sinds 2016 AFAS Partner en bouwde al veel koppelingen met AFAS Profit. We koppelen daarnaast onder meer met Exact Online, Twinfield, AccountView en Unit4. Onze webshops en portalen draaien op ons eigen platform My Media Editor, waarin die koppelingen al zijn ingebouwd. Werk je met een ander pakket, dan bouwen we de koppeling op maat. Op onze pagina over koppelingen zie je met welke systemen we werken.

Er speelt nog iets dat een gekoppeld portaal extra waardevol maakt. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplicht maken vanaf 1 juli 2030, voor binnenlandse én grensoverschrijdende facturen. Een jaar later volgt een digitale rapportage aan de Belastingdienst. Bedrijven die de kleineondernemersregeling gebruiken, zijn uitgezonderd. Het wetsvoorstel wordt nog uitgewerkt en gaat naar verwachting voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer.

Een pdf is geen e-factuur. Een e-factuur bestaat uit gestructureerde gegevens die software direct kan verwerken. Wie zijn bestellingen nu via mail en pdf laat lopen, moet zijn processen dus hoe dan ook aanpassen. Bestellingen die al digitaal binnenkomen en vanzelf in je administratie belanden, zijn daarvoor een logische eerste stap.

In onze blog over verplichte e-facturatie lees je wat het plan inhoudt. Omdat de details nog niet vastliggen, houden wij de ontwikkelingen voor je bij en zorgen we dat je koppelingen meegaan.

Je hoeft niet al je klanten in één keer over te zetten. Begin met de klanten die het vaakst bestellen. Hun account staat klaar met de juiste prijzen, en je binnendienst doet de eerste bestelling samen met de klant. Bevalt het, dan volgt de rest vanzelf. Wie liever belt, kan dat gewoon blijven doen.

Hoe dat in de praktijk uitpakt, zie je bij IDD Parts, waarvoor we een meertalige B2B-webshop met klantportaal bouwden. Benieuwd wat een portaal voor jouw bedrijf oplevert? We kijken samen naar je bestelstroom, je administratie en je klanten, en adviseren of een portaal, een B2B-webshop of een combinatie het beste past. Bekijk onze aanpak voor e-commerce of neem contact met ons op.