Je tarieven gaan op 1 januari omhoog. Weten al je systemen dat ook?
Een prijsverhoging besluit je in één middag, maar oude tarieven blijven verrassend lang hangen. In offertes, projecten, je webshop en klantafspraken.
Je hebt de nieuwe tarieven voor volgend jaar eindelijk vastgesteld. Het rekenblad is klaar, de mail aan klanten staat in concept. Maar op 2 januari stuurt een collega nog een offerte met het oude uurtarief, de webshop rekent de prijs van vorig jaar en een project loopt door op een voorcalculatie uit september. Een prijsverhoging besluit je in één middag. Hem overal doorvoeren is een ander verhaal.
De inflatie loopt op en januari komt eraan
Het CBS meldde op 4 november dat de inflatie in oktober volgens de snelle raming op 3,7 procent uitkomt. In september was dat nog 3,4 procent. Alleen al ten opzichte van september stegen de consumentenprijzen met 0,7 procent. De definitieve cijfers volgen op 10 november (bron: CBS).
Voor veel ondernemers is dit het moment om de prijzen voor volgend jaar vast te stellen. Lonen, software, huur en inkoop worden duurder, en dat wil je doorberekenen. Meestal gaat dat in per 1 januari. In contracten met een indexatieclausule is de CPI van het CBS vaak het uitgangspunt.
Het besluit zelf is meestal niet het probleem. Lastiger is dat een prijs bij de meeste bedrijven niet op één plek staat, maar op vijf of zes.
Hier blijft een oud tarief hangen
Wie per 1 januari zijn prijzen aanpast, vergeet bijna altijd een paar plekken. Deze komen we in de praktijk het vaakst tegen:
- Offertes die nog openstaan. Een offerte van november die de klant in januari tekent. Geldt dan het oude of het nieuwe tarief? Als dat nergens staat, krijg je die discussie achteraf.
- Projecten over de jaargrens. De voorcalculatie is gemaakt tegen het oude tarief, maar de uren worden in januari en februari geschreven.
- Sjablonen en tekstblokken. Het uurtarief staat ook in de standaardtekst van je offerte, in een pdf-prijslijst of op een pagina van je website.
- Je webshop of klantportaal. Als prijzen handmatig worden bijgehouden, lopen ze snel uit de pas met je administratie.
- Klantspecifieke afspraken. Kortingen en vaste prijzen per klant die nog op basis van het oude tarief zijn berekend.
Elk van die plekken is op zich een kleine klus. Samen vormen ze precies het soort werk dat in de drukte van december blijft liggen.
Wat een vergeten prijs je kost
Een rekenvoorbeeld. Je verhoogt je uurtarief van € 95 naar € 99, ongeveer 4 procent. Je team van vijf mensen schrijft samen zo'n 6.000 declarabele uren per jaar. Blijft het oude tarief een kwartaal hangen in je projecten, dan laat je daar ongemerkt rond de € 6.000 liggen. Over een heel jaar is dat € 24.000.
Het geld is maar de helft van het verhaal. Een klant die in januari een factuur ontvangt met een ander tarief dan in zijn offerte stond, belt je op. Terecht. Dan volgt een creditnota, een nieuwe factuur en een gesprek dat je liever over iets anders had gevoerd.
Andersom gebeurt het ook: je webshop toont al de nieuwe prijs, maar je orderbevestiging uit de administratie nog de oude. Zo'n verschil wekt geen vertrouwen, ook al is het een vergissing.
Eén bron voor je prijzen: laat AFAS het werk doen
Werk je met AFAS Profit, dan heb je de beste oplossing al in huis. Profit kan de bron zijn van je artikelen, tarieven en prijsafspraken. Het slimste is als alles wat daaromheen draait die prijzen uit Profit leest, in plaats van een eigen kopie bij te houden.
Daar zit ons werk. Als AFAS Partner koppelen wij webshops en klantportalen rechtstreeks aan Profit. Klantspecifieke prijzen uit AFAS gelden dan ook online. Pas je een tarief aan in Profit, dan klopt je AFAS-webshop ook.
Voor projectmatig werkende organisaties hebben we SolutionDesk gebouwd. Offertes maak je daarin met vaste tekstblokken in je eigen huisstijl, en je klant geeft per onderdeel akkoord via het klantportaal. Zo is altijd duidelijk welke prijs is afgesproken. Uren worden geboekt tegen de voorcalculatie van het project en komen direct als nacalculatie in AFAS. Hier lees je meer over SolutionDesk.
Rustig de jaargrens over
Wil je weten op welke plekken in jouw organisatie prijzen staan, en welke daarvan vanzelf mee kunnen bewegen met AFAS? Wij lopen het graag met je door. Vaak is één koppeling genoeg om een hele lijst handwerk te laten verdwijnen.
En ruim je meteen de rest van het jaar op, lees dan ook hoe je voorkomt dat gewerkte uren nooit op een factuur komen. Neem gerust contact met ons op of plan een gratis demo van SolutionDesk.
