Het jaar is bijna om. Staan al je gewerkte uren ook op een factuur?
Aan het eind van het jaar komen de vergeten uren boven. Waar lekken ze weg, en hoe zorg je dat elk gewerkt uur op tijd op een factuur staat?
Het is half december. Het project voor die vaste klant is klaar, het team heeft er hard aan gewerkt en iedereen denkt al aan de feestdagen. Dan blijkt dat een deel van de uren nog in iemands agenda staat, het meerwerk alleen in een mailtje is afgesproken en de laatste fase nooit is afgerond. Juist aan het eind van het jaar lekken zo de meeste uren weg.
Waarom het jaareinde de vergeten uren blootlegt
Voor de btw geldt een duidelijke regel: je stuurt een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je het werk hebt geleverd. Dat staat zo op de website van de Belastingdienst. Werk dat je in december oplevert, hoort dus uiterlijk half januari gefactureerd te zijn.
In de praktijk schuift dat makkelijk op. December is kort, collega's zijn vrij en iedereen wil projecten nog snel afronden. Tegelijk wil je accountant bij de jaarafsluiting weten welk werk nog openstaat. Uren die nergens goed geregistreerd zijn, worden dan ineens een probleem.
Het gaat zelden om één grote fout. Het zijn de kleine dingen: een uurtje hier, een vergeten aanpassing daar. Opgeteld over een heel team en een heel jaar is dat omzet die je wel hebt verdiend, maar nooit ontvangt.
Hier lekken de uren weg
In bijna elke projectorganisatie zien we dezelfde lekken terug. Herken je er een paar?
- Uren die nooit geschreven worden. Een kort telefoontje, een snelle aanpassing tussendoor. Het voelt te klein om te boeken, dus het gebeurt niet.
- Meerwerk zonder vastgelegd akkoord. De klant vroeg het aan de telefoon of in een mail. Bij de factuur weet niemand meer precies wat er is afgesproken, en dan ontstaat discussie.
- Uren in een los lijstje. Geboekt in Excel of een eigen urentool, maar nooit overgezet naar de administratie. Wat niet in AFAS staat, komt ook niet op de factuur.
- Fases die niet worden afgerond. Het werk is klaar, maar de fase staat nog open. De termijn wordt pas weken later gefactureerd, of helemaal niet.
- Budget dat stilletjes op is. Niemand ziet dat de voorcalculatie al lang is overschreden, tot de factuur de deur uit moet. Dan is het lastig om de extra uren nog door te belasten.
Het patroon is steeds hetzelfde: informatie staat op een andere plek dan waar gefactureerd wordt. Daar zit dus ook de oplossing.
Van eerste vraag tot factuur in één lijn
Voor organisaties die met AFAS Profit werken, hebben we daarom SolutionDesk gebouwd. Het is het werkplatform waar het dagelijkse werk gebeurt, terwijl AFAS je administratie blijft. De twee praten in beide richtingen met elkaar.
Zo werkt dat in de praktijk:
- Elke vraag krijgt een eigenaar. Of een aanvraag nu binnenkomt via mail, telefoon, een meeting of het klantportaal: hij staat op één plek, met een status en een planning.
- Akkoord staat zwart op wit. Je klant accordeert offertes per onderdeel online in het klantportaal. Meerwerk is dus altijd terug te vinden.
- Uren gaan direct naar AFAS. Medewerkers boeken in een weekkalender en de uren staan meteen als nacalculatie in AFAS. Overtypen is niet meer nodig.
- Afronden betekent factureren. Rond je een fase af, dan wordt die in AFAS gereedgemeld. Klaar voor de factuur.
Omdat je uren steeds naast de voorcalculatie ziet, merk je ook op tijd dat een budget opraakt. Benieuwd hoe het platform verder in elkaar zit? In onze blog over SolutionDesk als werkplatform voor AFAS-organisaties lees je er alles over.
Werk je al met AFAS, maar staan er systemen naast?
Niet elke organisatie heeft een nieuw platform nodig. Soms zit het lek in een koppeling die ontbreekt: een webshop die bestellingen niet doorzet, een planningstool die apart wordt bijgehouden of een portaal waar klanten gegevens invullen die iemand daarna overtypt.
Als AFAS Partner sinds 2016 koppelen wij dat soort systemen aan AFAS Profit, via de officiële connectoren van AFAS. We beginnen met een gesprek over je huidige werkwijze en brengen in kaart waar gegevens dubbel worden ingevoerd of blijven hangen. Daarna bouwen en testen we de koppeling eerst in je AFAS-testomgeving, zodat je alles kunt controleren voordat het live gaat.
Wil je weten wat een goede koppeling oplevert? In deze blog over maatwerk koppelingen lees je meer. En kijk je toch al naar je factuurproces, houd dan ook rekening met de komst van verplichte e-facturatie.
Begin het nieuwe jaar zonder losse eindjes
De laatste weken van het jaar zijn een goed moment om te kijken waar jouw uren blijven. Wil je zien hoe SolutionDesk werkt met jouw AFAS-inrichting? Plan een gratis online demo van 30 minuten.
Heb je liever eerst een gesprek over je processen of een koppeling? Neem contact met ons op, dan kijken we samen waar het lekt.
