Je laatste exemplaar is twee keer verkocht. En nu?

Zolang er een paar bestellingen per dag binnenkomen, merk je weinig van een trage voorraadkoppeling. Tussen twee orders zit genoeg tijd om alles bij te werken. In november en december verandert dat. Er komen meer bestellingen tegelijk binnen, vaak 's avonds, en populaire producten raken sneller op.

Juist dan valt op hoe je kanalen met elkaar praten. Werkt bol pas na een kwartier je voorraad bij, of zet een medewerker de aantallen 's ochtends met de hand over, dan ontstaat er een gat. In dat gat verkoop je iets wat je niet meer hebt.

De marktplaatsen houden dat nauwkeurig bij. Bol meet dagelijks hoeveel bestellingen een verkoper zelf annuleert en zet dat in een wekelijkse score in je prestatiedashboard (uitleg van bol). Amazon is strenger: komt het aandeel geannuleerde bestellingen boven de 2,5 procent, dan kun je je verkooprechten voor zelf verzonden orders kwijtraken (Amazon Seller Central).

Oververkopen komt zelden door één grote fout. Meestal stapelen kleine dingen zich op. Dit zijn de situaties die we het vaakst tegenkomen:

• Vertraging in de koppeling. De voorraad wordt elke 15 of 30 minuten gesynchroniseerd in plaats van direct na een bestelling. In een rustige week gaat dat goed, op een drukke zondagavond niet.
• Handwerk tussen systemen. Iemand exporteert 's ochtends een lijst uit de boekhouding en zet de aantallen over in de webshop. Alles wat na die export verkocht wordt, staat nergens.
• Retouren die te vroeg terugkomen. Een retour wordt aangemeld en staat meteen weer op voorraad, terwijl het pakket nog onderweg is of beschadigd blijkt.
• Winkel en webshop los van elkaar. Heb je ook een fysieke winkel, dan verkoop je aan de toonbank iets wat online nog beschikbaar lijkt.
• Bundels en varianten. Een cadeaupakket bestaat uit drie losse producten. Wordt het pakket verkocht, dan moet ook de voorraad van die drie producten omlaag. Dat gaat vaak mis.

Herken je er een of meer? Dan is december het moment waarop ze zich laten zien. Met een webshop audit brengen wij in kaart waar jouw voorraad lekt, voordat de drukte begint.

Een annulering lijkt een kleine moeite: geld terug, excuses, klaar. Maar de rekening is groter dan de gemiste omzet op dat ene product.

Je klant heeft vaak al een cadeau gepland en moet nu op het laatste moment iets anders zoeken. Dat zie je terug in reviews, en een slechte review blijft langer staan dan de feestdagen duren. Op een marktplaats telt de annulering mee in je score, en een lagere score kan je zichtbaarheid en de koopknop kosten. Daarbovenop komt de tijd van je klantenservice en het advertentiegeld dat je al had uitgegeven om die klant binnen te halen.

Verkoop je flink via bol en Amazon, lees dan ook onze blog over wat je overhoudt aan verkopen via marktplaatsen. Een paar annuleringen per week maken dat sommetje snel minder mooi.

De oplossing is in de kern eenvoudig: er is maar één plek waar je voorraad leeft, en elk kanaal leest daaruit. Verkoop je iets op bol, dan gaat het aantal overal tegelijk omlaag. Niet over een kwartier, maar meteen.

Zo werken de webshops die wij bouwen op My Media Editor, ons eigen beheersysteem. Bestellingen uit je webshop, bol en Amazon komen samen in één orderlijst, en de voorraad wordt na elke bestelling direct op alle kanalen bijgewerkt. Werk je met AFAS of Exact Online, dan koppelen we die ook, zodat je administratie en je voorraad hetzelfde verhaal vertellen.

Daarnaast helpen een paar afspraken in je werkwijze. Zet retouren bijvoorbeeld pas terug op voorraad als ze gecontroleerd zijn, en houd een kleine reserve aan voor producten die je ook in de winkel verkoopt. Wij denken daarover met je mee, afgestemd op hoe jouw magazijn werkt. En als de feestdagen voorbij zijn, helpt onze blog over de retourstroom na de feestdagen je verder.

Wil je weten of jouw voorraad op alle kanalen klopt voordat de decemberdrukte losbarst? We kijken graag met je mee naar je huidige koppelingen en laten zien waar het beter kan.

Bekijk wat we doen op het gebied van e-commerce, of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.