AFAS heeft een AI-assistent. Maar weet Jonas genoeg van jouw bedrijf?

Jonas is de verzamelnaam die AFAS gebruikt voor alle AI-functies in de software. Het is dus geen losse chatbot, maar een reeks hulpjes die op vaste plekken in Profit, InSite en de Pocket-app meewerken.

Een paar voorbeelden die AFAS zelf noemt:

• Velden automatisch vullen. Jonas leest een melding of aanvraag in een workflow en vult zelf onderwerp, urgentie, project of een korte samenvatting in. Je ziet welke velden door AI zijn ingevuld, zodat je die alleen nog controleert.
• Spraaktaken. Je spreekt iets in via Pocket of InSite en Jonas zet het om in tekst die direct in de workflow komt.
• Bonnetjes en inkoopfacturen herkennen. Een foto van een bon wordt een declaratie, zonder overtypen.
• Inkoopoffertes beoordelen. Jonas analyseert uitgebreide offertes van leveranciers en helpt bij de beoordeling.
• Een eigen assistent. Je kiest zelf welke bronnen Jonas mag gebruiken, zoals je personeelshandboek, cao of FAQ.

Goed om te weten: AFAS rekent volgens het eigen Help Center geen extra kosten voor de AI-functies. Wel geldt een fair use policy. Een overzicht van alle functies vind je op de AI-pagina van AFAS.

Hier zit de crux. Jonas werkt met de gegevens en documenten die in je workflows en dossiers staan. Komt een klantvraag binnen via iemands persoonlijke mailbox en staat de planning in een Excel-bestand op een laptop, dan heeft Jonas daar niets mee. Hij kan niet samenvatten wat hij niet ziet.

AFAS zegt het zelf ook: om AI goed te gebruiken moet je eerst je bedrijfsprocessen digitaliseren. Pas als gegevens gestructureerd en op één plek staan, kan een AI-functie er iets zinnigs mee doen.

In de praktijk zien we steeds dezelfde gaten. Aanvragen lopen via mail, telefoon of WhatsApp langs AFAS heen. Bestellingen uit de webshop of uren uit een losse app worden met de hand overgezet, met vertraging en typefouten. En afspraken over werkwijzen zitten vooral in de hoofden van een paar ervaren collega's, dus ook niet in een bron die Jonas kan lezen.

Precies daar helpen wij. Media Solutions is sinds 2016 AFAS Partner en koppelt webshops, websites en andere systemen rechtstreeks aan AFAS Profit. Met een traject voor business proces optimalisatie brengen we eerst in kaart waar informatie blijft hangen en zorgen we dat die vanzelf in AFAS terechtkomt. Dan heeft Jonas ook echt iets om mee te werken.

Jonas aanzetten is in Profit een kwestie van één activering. Er goed mee werken vraagt wat meer. Dit is de aanpak die wij aanraden:

• Begin met één workflow. Kies een proces met veel herhaling, zoals interne aanvragen of supportmeldingen. Daar zie je het snelst wat het oplevert.
• Test eerst in een testomgeving. Bij het activeren wordt je omgeving geconverteerd en kan even niemand in Profit werken. AFAS adviseert dit buiten werktijd te doen en eerst te testen. Wij plannen dat voor je in.
• Schrijf duidelijke opdrachten. De beheerder bepaalt in de workflow editor wat Jonas doet en met welke velden en documenten. Een heldere opdracht maakt het verschil tussen een bruikbare samenvatting en een vaag verhaal. Wij schrijven en verfijnen die opdrachten met je mee.
• Kies je bronnen bewust. Geef een eigen assistent alleen de documenten die actueel en bedoeld zijn om te delen. Een verouderd handboek levert verouderde antwoorden op.
• Kijk naar de waarderingen. Gebruikers geven duimpjes omhoog of omlaag. Zo zie je welke opdrachten goed werken en welke nog aandacht nodig hebben.
• Neem je mensen mee. De Europese AI-verordening vraagt dat medewerkers die met AI werken weten wat het wel en niet kan. Jonas doet een voorstel, jij blijft verantwoordelijk voor wat er verstuurd wordt. Meer daarover lees je in AI: kans of risico?

Voor organisaties die in projecten werken, zoals installateurs, adviesbureaus en IT-dienstverleners, ontstaat veel informatie nog vóór er iets in AFAS staat. Een aanvraag komt binnen, er volgt een meeting, er gaat een offerte uit en pas na akkoord wordt het een project in Profit.

Dat voortraject is vaak het rommeligste deel, en juist daar zit de kennis die je later nodig hebt. Daarom hebben wij SolutionDesk gebouwd: een werkplatform waarin aanvragen, meetings, offertes, uren en projecten samenkomen, met een klantportaal en een tweerichtingskoppeling met AFAS Profit. Wat in SolutionDesk gebeurt, staat dus ook netjes in AFAS.

Dat scheelt dubbel werk, maar het maakt AFAS ook een betere bron voor AI. En wie wil dat het einde van het jaar soepeler verloopt, leest ook even onze blog over gewerkte uren factureren rond het jaareinde. Meer weten over het platform zelf? Lees SolutionDesk: het werkplatform voor AFAS-organisaties.

Wil je weten waar AI in jouw AFAS-omgeving direct tijd oplevert, en wat er eerst nodig is om dat goed te laten werken? Wij kijken graag met je mee, van de eerste workflow tot een koppeling met je webshop of een maatwerk AI-integratie buiten AFAS.

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Gewoon even sparren mag ook.